500 000 zł straty przez ankiety ESG - historia polskiej firmy produkcyjnej
To nie była kwestia jakości produktu ani ceny. Firma dostarczała na czas, miała zerowe reklamacje i cztery lata udanej współpracy. Straciła kontrakt przez jedno pole w formularzu, którego nie uwzględniono przy wypełnieniu ankiety (wymaganej przez jednego z klientów korporacyjnych), związanej z ryzykami ESG oraz odnoszącej się do wymogów raportowania danych ESG. To szczególnie widoczne w obszarze zrównoważonego rozwoju. Tak dziś wygląda wiele procesów w obszarze zrównoważonego rozwoju, gdzie brak danych może kosztować nie tylko kontrakt, ale też dostęp do finansowania bankowego.
W tym artykule znajdziesz:
historia firmy opakowaniowej, która straciła kontrakt – krok po kroku
wyjaśnienie, dlaczego zagraniczni klienci pytają o esg oraz skąd wynika presja wymogów regulacyjnych
analiza błędów z obszaru esg, które do tego doprowadziły
praktyczne wskazówki, jak zbudować proces zbierania danych
informacja, kiedy warto skorzystać z zewnętrznego wsparcia
Co się wydarzyło - historia krok po kroku
Zakład produkuje opakowania przemysłowe i współpracuje z zagranicznymi partnerami. Jeden z nich (holenderski dystrybutor) odpowiada za ok. 35% obrotów. Przez cztery lata współpraca przebiegała bez problemów. W październiku firma otrzymała zaproszenie do przetargu na kolejny rok. W dokumentacji pojawiła się ankieta dostawcy. Oczywiście przygotowano ankietę zgodną z wymaganiami klienta wraz z pytaniami o dane środowiskowe i społeczne, wykorzystywane m.in. przy ocenie ryzyka ESG oraz raportowaniu zgodnym ze standardami CSRD.
Formularz miał 18 stron. Większość pytań była prosta, ale w części środowiskowej pojawiły się pola, których nikt nie potrafił uzupełnić:
całkowity ślad węglowy organizacji za 2025 rok [tony co₂e]
działania podjęte w zakresie redukcji emisji
czy firma mierzy emisje zgodnie z ghg protocol?
czy firma posiada polityki lub praktyki związane z gospodarką obiegu zamkniętego (goz) lub bioróżnorodnością?
Prezes przekazał formularz do działu jakości, ten do produkcji, a produkcja uznała, że to nie ich temat. Logistyka wzruszyła ramionami. Formularz krążył po firmie przez trzy tygodnie... nikt nie odpowiadał za rzetelne dane. „Myśleliśmy, że możemy zostawić te pola puste. Przecież przez cztery lata byliśmy dobrym dostawcą”. Termin minął. Klient wybrał innego dostawcę. W kolejnym przetargu firma nie została już zaproszona. Nie przegrała przez jakość ani cenę - tylko przez brak jednej strony danych i procesu, który pozwoliłby je przygotować.
Dlaczego holenderski klient pytał o ESG i wypełnienie ankiety?
To pytanie zadaje sobie większość polskich firm produkcyjnych, w tym przedsiębiorców związanych z eksportem i współpracą z zagranicznymi kontrahentami. Odpowiedź jest prosta. Duże europejskie przedsiębiorstwa objęte CSRD raportują ślad węglowy, działania ESG oraz podejście do zarządzania ryzykiem ESG, również w sprawie zarządzania ryzykami ESG w całym łańcuchu dostaw, który często obejmuje firmy będące klientami banków, w tym podmiotów niefinansowych. Dlatego właśnie potrzebują kompletnych danych od swoich dostawców. Bez nich nie domkną raportów ani nie podejmą decyzji inwestycyjnych i strategicznych. Dlatego, nawet jeśli Twoja firma formalnie nie podlega pod CSRD, w praktyce i tak jest częścią tego procesu - przez wymagania klientów.
Co ważne, w praktyce coraz częściej brak danych środowiskowych to tylko część problemu. Równie istotne są kwestie społeczne i zarządcze, takie jak polityki, zarządzanie ryzykiem, czy odpowiedzialność w organizacji, które dla wielu klientów stanowią warunek dalszej współpracy.
I jest to już standard. W ostatnich 12 miesiącach ponad połowa eksporterów otrzymała zapytanie o dane ESG. Problem rzadko dotyczył samego środowiska, a częściej braku przygotowania do zbierania określonych danych ESG i uporządkowania informacji. Gdyby przedsiębiorcy mogli podejść do tego jak do projektu (zamiast działać reaktywnie) umożliwiłoby im usuwanie potencjalnych barier i ograniczenie ryzyka utraty kontraktów.
Skąd biorą się takie pytania i dlaczego raportowania ESG będzie coraz więcej?
Ankieta ESG od zagranicznego klienta to już standard, nie wyjątek. Wynika z trendów (w tym ładu korporacyjnego), które w 2026 roku przyspieszają, oraz roli ESG w kontekście zwiększania konkurencyjności rynkowej.
Dyrektywa CSRD i łańcuch dostaw - Największe europejskie przedsiębiorstwa raportują ESG już od 2024 roku. Po zmianach (Omnibus) obowiązek ten dotyczy dziś głównie firm powyżej 1000 pracowników, ale dane muszą dostarczyć ich dostawcy. Dlatego polskie firmy eksportujące do Niemiec, Holandii, Skandynawii, Włoch itd. są objęte tym procesem, nawet jeśli formalnie nie raportują.
Banki i finansowanie - ING, mBank i inne podmioty z grupy największych instytucji finansowych (a w praktyce współpraca jednocześnie z wieloma instytucjami finansowymi, mającymi różne wymagania, jakie stawiają poszczególne banki) coraz częściej wymagają danych ESG przy ocenie wniosków kredytowych i inwestycjach. Nie jako formalność, ale jako element oceny ryzyka, w tym wpływu na wskaźniki taksonomiczne. Regulacje sektora finansowego mają tu bezpośrednie znaczenie. Brak danych = wyższe ryzyko = gorsze warunki finansowania lub odmowa.
Przetargi i kontrakty - Coraz więcej przetargów publicznych i korporacyjnych zawiera kryteria ESG jako część punktacji. Firmy, które nie mają danych, tracą punkty. Firmy, które mają - wygrywają kontrakty, bo ESG jest jak narzędzie budowania zaufania, nawet przy nieznacznie wyższej cenie.
Standard VSME - Pojawił się nowy standard - VSME (Voluntary Sustainability Reporting Standard for SMEs) - stworzony specjalnie dla małych i średnich firm. Duże firmy objęte CSRD mogą formalnie prosić swoich dostawców o dane zgodne z VSME (często o uproszczoną ankietę opartą na tym standardzie). To dobrowolne z nazwy. W praktyce, jeżeli Twój klient prosi Cię o wypełnienie ankiety, stajesz przed wyborem: dostarczyć dane albo ryzykować utratę kontraktu. W praktyce oznacza to też rosnącą potrzebę większej spójności na poziomie całego rynku (w tym: większym zaangażowaniu organizacji branżowych).
Co poszło nie tak - ankieta ESG od klienta i najczęstsze błędy firm
Przypadek firmy opakowaniowej nie jest wyjątkowy. W naszej pracy z polskimi MŚP widzimy kilka powtarzających się błędów, które prowadzą do tej samej sytuacji.
Brak wyznaczonego właściciela tematu – Formularz ESG krążył między działami przez trzy tygodnie, bo nikt nie wiedział, czyja to odpowiedzialność. W firmie po prostu nie istniał proces zbierania takich danych i nikt nie był za to odpowiedzialny.
Dane były (ale w złej formie) – Faktury za prąd były w księgowości. Zużycie paliwa w logistyce. Dane o odpadach w BDO. Firma miała wszystko, czego potrzebowała, ale w postaci rozproszonych dokumentów, bez spójnego podejścia do obszarów takich jak standaryzacja danych czy rozwiązania proponowane w raportowaniu ESG.
Przekonanie, że to „nie nasz temat” – „Jesteśmy za mali.” „Nas to nie dotyczy.” „Mamy ważniejsze rzeczy.” To najczęstsze zdania, które słyszymy od firm, zanim dostają taką ankietę. Potem jest już za późno, żeby zacząć zbierać dane za poprzedni rok.
Brak znajomości prostych wzorów – Obliczenie śladu węglowego (zakres 1 i 2) nie jest trudne na poziomie wzoru. Problemem są dane i wskaźniki: ich zebranie, uporządkowanie i właściwe przypisanie. Wymaga to pracy na fakturach i prostych przeliczeń, ale przy pierwszym podejściu, pod presją czasu, szybko staje się problemem organizacyjnym, zwłaszcza gdy brakuje spójnych i wypełnionych danych oraz informacji opisowych (np. dotyczących polityk, odpowiedzialności czy zarządzania ryzykiem). W efekcie nie wiadomo, jak dotychczas gromadzono dane ESG, co pokazuje konieczność wypracowania rozwiązań pozwalających na ich systemowe zbieranie i porządkowanie.
Jak wyglądałoby to, gdyby firma była przygotowana na wymagania partnerów biznesowych?
Ta historia mogła skończyć się inaczej. Gdyby firma opakowaniowa miała zbudowany podstawowy proces zbierania danych ESG, formularz holenderskiego klienta wyglądałby zupełnie inaczej z jej perspektywy, jako część codziennego wypełniania obowiązków związanych z raportowaniem, a nie sytuacja kryzysowa. W praktyce oznacza to, że firma ma przygotowane kluczowe dane, takie jak:
Zużycie energii elektrycznej – suma kWh z faktur za prąd z poprzedniego roku. Dane w księgowości, dostępne w ciągu godziny.
Emisje CO₂ zakres 1 i 2 (emisje gazów cieplarnianych) – obliczone na podstawie zużycia energii i paliwa przy użyciu standardowych współczynników emisji (KOBiZE, DEFRA). Kilka godzin pracy przy pierwszym obliczeniu, kilkanaście minut przy kolejnym – jeśli dane są już zebrane i uporządkowane.
Działania redukcji emisji – opis tego, co firma już robi: modernizacja oświetlenia na LED, optymalizacja tras, segregacja odpadów. Każda firma coś robi – wystarczy to opisać.
Dane pracownicze i bezpieczeństwo pracy – np. liczba wypadków, szkolenia, podstawowe informacje o zatrudnieniu. Dane zazwyczaj dostępne w HR lub BHP.
Polityki i zarządzanie ESG (ład korporacyjny) – np. polityka antykorupcyjna, przypisanie odpowiedzialności za ESG, podejście do zarządzania ryzykiem.
GHG Protocol – wystarczy zaznaczyć „tak” i wskazać metodologię.
Przy gotowych danych i zdefiniowanym procesie, możesz szybko i w jednym miejscu bezpiecznie wypełnić ankietę. Nie w trzy tygodnie. Pod warunkiem, że dane są wcześniej przygotowane. Co więcej: te same dane działają w kolejnym przetargu, w kolejnej ankiecie od innego klienta, przy wniosku kredytowym w banku. Zebrane raz - używane wielokrotnie. Takie rozwiązanie stanowi solidny fundament do obsługi kolejnych ankiet, przetargów i zapytań ze strony klientów oraz instytucji finansowych, a także do spełnienia wymogów regulacyjnych.
Najczęstsze pytania firm dotyczące zarządzania ryzykiem ESG
Co, jeśli nie mam danych za poprzedni rok?
To częsty problem. W takim przypadku wpisz dane za rok, który masz (nawet jeśli to rok wcześniejszy) i zaznacz wyraźnie, za jaki okres. Większość klientów akceptuje dane z przesunięciem, jeżeli są jasno opisane. Ważniejsze od perfekcji jest pokazanie, że firma w ogóle zbiera dane i wie, skąd je wziąć. Pamiętaj jednak, że stosowanie należytej staranności często eliminuje jedną z najpoważniejszych barier we współpracy z klientami i instytucjami finansowymi.
Co, jeśli klient wymaga zakresu 3?
Zakres 3 – czyli emisje pośrednie z łańcucha dostaw – jest najtrudniejszy i większość klientów to rozumie. Jeżeli nie masz tych danych, napisz wprost: „Zakres 3 nie jest obecnie mierzony – firma planuje wdrożenie monitorowania w 2026 roku". To lepsze niż zostawienie pola pustego lub podanie liczby wziętej z sufitu. W wielu przypadkach lepiej wskazać dostępne dane, np. wskaźniki intensywności energetycznej, i jasno opisać ich zakres.
Co, jeśli dostaję takie ankiety od kilku klientów jednocześnie i każdy pyta o coś trochę innego?
To częsty problem firm eksportujących do wielu krajów. Każdy klient ma inny formularz i wymagania (w tym własne ankiety ESG), dlatego brak standaryzacji i jednolitych wzorców ankiet sprawia, że firmy muszą wielokrotnie wypełniać te same dane, choć 80% informacji pozostaje identyczna. Brak ujednoliconych wzorców ankiet ESG dodatkowo pogłębia ten problem. Jeśli masz dane zebrane w jednym miejscu, kolejne ankiety to adaptacja, a nie zaczynanie od zera. Brak uporządkowanych danych ESG wpływa nie tylko operacyjnie, ale także na decyzje biznesowe, w tym na finansowanie przedsiębiorstw.
Pobierz bezpłatny przewodnik
Jeżeli chcesz wiedzieć dokładnie, co zbierają zagraniczni klienci i jak na to odpowiedzieć - przygotowaliśmy praktyczny przewodnik dla firm produkcyjnych: „Klient z zagranicy pyta o dane ESG - co przygotować i gdzie to znaleźć w firmie produkcyjnej”. W środku znajdziesz:
lista danych ESG – z informacją, gdzie je znaleźć w firmie,
5 najczęstszych pytań z gotowymi odpowiedziami do skopiowania,
instrukcja, jak zebrać dane w 3 krokach – nawet jeżeli robisz to pierwszy raz,
wzory do obliczenia śladu węglowego zakresu 1 i 2.
Jak zbudować podstawowy proces zbierania szczegółowych danych - bez zatrudniania specjalisty ESG?
Nie musisz budować działu ESG ani wdrażać rozbudowanego systemu raportowania, żeby być gotowym na pytania zagranicznych klientów. Potrzebujesz trzech rzeczy, które umożliwią powtarzalne pozyskiwanie spójnych danych - bez chaosu i zaczynania od zera przy każdej kolejnej ankiecie, pracując zgodnie z przygotowanymi wzorami ankiet.
Wyznacz właściciela tematu. Nie musi to być nowa osoba. Wystarczy ktoś, kto weźmie odpowiedzialność za zbieranie danych raz w roku – najczęściej jest to kierownik jakości, dyrektor operacyjny lub CFO. Jedna osoba, jasna odpowiedzialność.
Zbierz dane z działów – raz, porządnie. Dane ESG, które interesują zagranicznych klientów, nie ograniczają się tylko do obszaru finansowego czy środowiskowego. Obejmują także kwestie pracownicze i zarządcze. W większości firm wszystkie są już dostępne, trzeba tylko wiedzieć, gdzie ich szukać:
Księgowość – faktury za prąd, gaz, olej opałowy, wodę (suma kWh/m³/l, nie kwoty PLN)
Logistyka – zużycie paliwa floty w litrach lub km na rodzaj paliwa
Dział jakości – certyfikaty ISO, polityka środowiskowa, liczba wypadków
HR/Kadry – liczba pracowników, struktura zatrudnienia, szkolenia
Zarząd/compliance – polityki (np. antykorupcyjna), przypisanie odpowiedzialności za ESG, podejście do zarządzania ryzykiem
BDO/OŚ – karty przekazania odpadów (KPO) za rok, suma w tonach
Oblicz emisje – wzór jest prosty, ale dane rzadko są. Mając dane z działów, ślad węglowy zakresu 1 i 2 obliczasz przy użyciu prostych wzorów ze współczynnikami emisji (KOBiZE 2025, DEFRA 2025). Wynik w tonach CO₂e – gotowy do wpisania w każdą ankietę.
Brzmi prosto? W Excelu - tak. W praktyce firmy zatrzymują się na danych: różne formaty, jednostki i okresy. Każda niezgodność to ręczne przeliczenia i ryzyko błędów, więc coś, co „na papierze” zajmuje godziny, w rzeczywistości trwa tygodnie. Problem nie leży w braku danych, tylko w tym, że nie są przygotowane do wykorzystania w raportowaniu, co sprawia, że trudno mówić o rozwiązaniu, które uprości raportowanie ESG.
Kiedy warto skorzystać z zewnętrznego wsparcia w zakresie zrównoważonego rozwoju?
Pierwsze obliczenie śladu węglowego możesz zrobić samodzielnie - nasz bezpłatny przewodnik pokaże jak. Ale są sytuacje, w których wsparcie robi różnicę:
masz ankietę z terminem za 2 tygodnie i robisz to pierwszy raz,
dane są rozproszone i trudno je złożyć w poprawny raport,
klient wymaga zgodności z GHG Protocol,
dostajesz takie ankiety regularnie i chcesz to zautomatyzować,
bank pyta o dane ESG do kredytu,
nie masz zidentyfikowanych ryzyk ESG ani wdrożonych polityk i procesów wymaganych przez klientów (np. ochrona sygnalistów, antykorupcja).
W dESG pomagamy firmom dokładnie w takich momentach. Bazując na unikalnej wiedzy wypracowaliśmy wspólną metodykę pracy: porządkujemy dane, dobieramy współczynniki i rozwiązania sektorowe, weryfikujemy liczby oraz wdrażamy system, dzięki któremu kolejne raporty powstają w godziny. Gdyby firma z tej historii trafiła do nas wcześniej, miałaby dane w kilka dni. I kontrakt też.
Podsumowanie - co warto zapamiętać
pytania o ESG od zagranicznych klientów nie wynikają z ich kaprysu – wynikają z ich własnych obowiązków raportowych (CSRD),
brak odpowiedzi na ankietę ESG jest interpretowany jako ryzyko – i coraz częściej prowadzi do utraty kontraktu lub wykluczenia z przetargu,
dane, których szukają klienci, są w każdej firmie produkcyjnej – problem polega na tym, że nikt ich wcześniej nie zbierał w odpowiedniej formie,
pierwsze obliczenie śladu węglowego wymaga kilku godzin pracy – ale wymaga też wiedzy, jak zrobić to metodologicznie poprawnie, dlatego w praktyce firmy szukają rozwiązań, które zapewniają realne wsparcie przedsiębiorców.
Masz pytanie albo właśnie dostałeś ankietę od klienta?
Zadzwoń lub napisz – pokażemy, jak uporządkować dane i pracować na systemie, dzięki któremu kolejne ankiety i raporty nie zaczynają się od zera:
+48 510 466 641 |
+48 663 196 705 |
office@desg.pl
LogowanieUmów się na bezpłatną konsultację
